ペーパーレスポリシー

テクマトリックス株式会社(以下「テクマトリックス」とします。)は、SDGs への取組みの一つとして資源循環型社会の実現に向けて、限りある資源の有効利用と環境への負荷低減に取り組んでいます。
また、「多様な働き方を通した働き甲斐・やりがいの向上」及び「労働環境整備」を同時に実現するリモートワークの積極活用を視野に入れ、「書類のデジタル(電子)化(=ペーパーレス)」を推進しています。

契約書、請求書、注文書、見積書等のデジタル化

インターネットをはじめとするIT 環境の整備・普及に対応して、テクマトリックスではお客様にお送りする契約書、請求書、注文書、見積書等(以下「契約書等」とします。)の各種書類のデジタル化を促進し、業務の効率化、紙の使用量削減による資源保護に取り組んでいます。
 
テクマトリックスではお客様とのお取引(※)に関して、原則、契約書等をPDF にしたデジタルデータを「正式な書類」として提供させて頂きます。また、契約書については押印に代えて電子署名(通常はメール認証)を行わせて頂きます。

※法律上書面での締結が必要な場合等一定の場合は除きます。

契約締結の方式については、「書面」の他に「口頭」「Eメール」「クラウド」などによることも私法の原則である「契約方式の自由」の下認められており、電子署名を用いる電子契約も認められています。

社内における書類のデジタル化

 テクマトリックスでは、社内システム「申請・承認システム」を活用して、お客様にご提供前の契約書等をデジタル化し、社内のワークフローを通じて適切に申請・承認しています。
また、作成したこれらの書類や書類の控え、お客様から受け取った書類についてはe-文書法(民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律及び民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律)及び電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)に従った管理を行っております。