CASE STUDY 導入事例

NTTドコモの公式サイト「NTTドコモウェブサイト」のコンテンツ管理システム (CMS) の実現。

ワークフローを備えた Web 上のコンテンツ管理システムにより、コンテンツ作成の短期化と管理コストの軽減を実現。

お客様

株式会社エヌ・ティ・ティ・ドコモ様

カテゴリ

  • インターネットサービス

課題:巨大化するオフィシャルサイトのコンテンツ作成・管理業務に多くの時間とコストが費やされている。

分析:複数のスタッフにおける業務フローを洗い出し、コンテンツや業務フローなどを共有できるシステムの必要性が明確化

導入:効率的なワークフローと複数スタッフでの同時作業を実現するコンテンツ管理システム (以下、CMS) を導入

効果:各スタッフ間での作業効率を大幅に向上させ、コミュニケーションコストの削減を実現

導入前の課題

エヌ・ティ・ティ・ドコモ (以下、NTTドコモ) のサービスや商品の情報を提供する「NTTドコモウェブサイト」は、NTTドコモの企業オフィシャルサイトであり、日本を代表するWebサイトの1つです。このサイトはNTTドコモ・広報部のHPチームが運営管理を行っており、日々発生する各部からのコンテンツ作成・編集依頼を受け、制作会社への作業依頼や進捗管理、コンテンツの配信作業などサイト運営に関する作業全般を担当しています。

コンテンツ管理システム (以下、CMS) の導入以前は、コンテンツ制作の依頼は各部から広報部に対してメールやファックス、電話などにより行われており、またコンテンツや素材の受渡し作業および承認作業もシステム化されていなかったため、品質管理や進捗管理などを含めほとんど全てのコンテンツ管理作業が人手によって行われている状況でした。そのため広報部・HPチームの作業は依頼内容の確認やコンテンツで用いられる素材の収集・受渡しに非常に多くの時間を費やしている状況であり、システム導入により業務効率化を進めることが広報部の重要な課題となっていました。

選定のポイント

NTTドコモでは2002年に「NTTドコモウェブサイト運営効率化プロジェクト」を立ち上げ、前述の課題解決に着手しました。プロジェクトはNTTドコモおよびNTTアド、サイエント・ジャパン (本プロジェクトのメインコンサルタント) が中心となり、現行ワークフローの調査・分析および要件定義作業を開始しました。検討段階においては市販パッケージ製品の導入も検討されましたが、NTT ドコモの要求をカバーするために専用システムを独自開発する手法が選択されました。その後同年3月にWebシステムおよびコンテンツ管理システム、ワークフローシステムなどの開発実績から開発ベンダとしてテクマトリックスが選定され、同年4月から開発作業を着手しました。

ソリューション概要

CMSは主にNTTドコモのスタッフが利用する「上流ボックス」と、実際にコンテンツの作成・編集作業を行う広告代理店や制作会社が利用する「下流ボックス」の2つのシステムで構成されており、これら2つのシステムが連携しながらコンテンツ管理作業を進める仕組みになっています。

上流ボックスは、電話やメール、ファックスによって行われていたNTTドコモウェブサイトへのコンテンツ掲載依頼や掲載済みコンテンツの削除依頼をオンライン化するためのWebシステムであり、NTTドコモウェブサイトのプロジェクト管理システム的な位置付けになります。ポータル化された上流ボックスでは、スタッフ毎の権限管理が行われ、依頼作業の閲覧や依頼内容の確認作業、画像ファイルなどの素材データの受渡しがシステムの画面上で行えるように開発されています。またワークフロー機能により作成・修正されたコンテンツの承認プロセスも上流ボックス上でオンライン化されており、各スタッフ間での作業効率を大幅に向上させ、コミュニケーション コストの削減を実現しました。

また、下流ボックスは、NTTドコモウェブサイトの開発・管理・運用を支援するためのシステムです。複数の制作会社の編集者間でコンテンツの並行開発やコンテンツのバージョン管理、本サーバへの反映作業などが行えるシステムであり、一般的なコンテンツ管理システムが有する機能を提供しています。

システムは全てJavaベースのWebアプリケーションとして開発されました。立上げ当初の構成としては、アプリケーション サーバはNovell exteNd、データベースサーバはOracleを用いて実装され、2002年10月より本稼動を開始しました。その後、アプリケーションサーバーを Tomcatに移行し、お客様のご要望による、機能改善・拡張などにも柔軟に対応しつつ、ご利用して頂いております。

「NTTドコモウェブサイト CMS管理画面(ダミー)」

導入後の成果

CMS導入以前は作業の多くが人手により行われていたため、広報部・HPチームの業務のうち依頼元や制作会社とのコミュニケーションに多くの時間が費やされていましたが、CMS導入によりコミュニケーション時間・コストの削減を実現する事ができ、また、一連業務のワークフローをシステム化したことにより依頼から公開までの期間短縮も実現しました。また、サイトの変更履歴はバージョン管理を行いながらCMSリポジトリ上で保持されていますので、任意のタイミングのサイトイメージを自由に公開することも可能であり、システム運用・管理能力の向上を実現しています。

コンテンツの配信作業もCMSでは予約配信機能を提供することにより、指定時間に自動的に配信ができるようになりました。さらに、CMS導入前はNTTドコモと制作会社間でコンテンツ用イメージデータなどの素材データをバイク便でやり取りしていたため、多いケースでは1つのコンテンツ修正作業で3回以上もバイク便を利用していましたが、このような素材データについてもCMS上でやり取りできるため、バイク便コストの削減と素材データ受渡し時間の短縮も実現しています。

今後の拡張

本稼動以降、CMSの利用者も増えていき、同時にCMSをより使い易くするために積極的な改善要望もスタッフから上がっているため、新たに複数の機能・サービスを追加し、CMSの機能強化を図っています。

株式会社エヌ・ティ・ティ・ドコモ

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